Text: Kari Huhtala
Som utbildare och konsult i förvaltningsfrågor har jag haft förmånen att på nära håll få se vilka utmaningar som förekommer mest i föreningar och andra medlemsbaserade organisationer. Den första är uppfattningen om föreningens grunduppgift eller syfte. Föreningens syfte är ju oftast allmännyttigt eller ideellt. Föreningen passar ganska dåligt för affärsverksamhet fast ekonomin ska vara i god balans och ett överskott är mer än tillåtet.
Den andra är att rollerna vid medlemsmötet, i fullmäktige eller i styrelsen inte alltid är kristallklara. Rollfördelningen mellan styrelsen och verksamhetsledaren kan också tidvis vara oklar. Den tredje gäller medlemmar: medlemskåren är vår viktigaste resurs. I dagens värld är medlemsengagemanget ingen självklarhet. Då en förening växer kan till och med någon slags medlemsapati börja sprida sig. Det är ett tecken att ta på allvar.
Nu kommer vi tillbaka till frågan om god förvaltning. För tillfället, med tanke på de förändringar som sker i omvärlden, ska vi speciellt sköta om att förvaltningen är kompetent och fungerande samt att medlemmarna i föreningen är nöjda. Det är bra att minnas att det finns flera särdrag i föreningar som skiljer dem från andra organisationer. Föreningar styrs och förvaltas av sina medlemmar. Medlemmarna är jämställda enligt principen en röst - en medlem. Styrning, kontroll och medlemsdemokrati hanteras genom speciella förvaltningsorgan såsom fullmäktige. Därför finns det ett speciellt behov att se över förvaltningen i våra föreningar.
Den senaste tiden har många strävat efter att utveckla förvaltningen inom medlemsstyrda organisationer. Dessa organisationer har sällan anvisningar inom god förvaltning eller förvaltningskodex. Snarast har man strävat efter att tillämpa andra organisationers bästa praxis och anpassa till de egna behoven. De är dock inte alltid lämpade för de behov som medlemsbaserade organisationer har. Vilka är då de viktigaste faktorerna som nu borde ses över i föreningarnas förvaltning? Här är de teman som jag anser vara de viktigaste:
- Medlemmarnas engagemang och deltagande ska stärkas. Många saker konkurrerar med den egna organisationens verksamhet om medlemmarnas tidsanvändning. Föreningar ska kontinuerligt upprätthålla och stärka medlemskårens engagemang och användningen av dess tjänster.
- Val av medlemmar till styrelsen sker efter beredning och vid behov grundas ett valberedningsorgan.
- Föreningen ska ha en mångsidig, kunnig och strategiskt fungerande styrelse. En styrelse med mångsidig sammansättning klarar sig bättre än en styrelse vars sammansättning är homogen.
- Föreningen ska utveckla sin verksamhet med hjälp av ett utvärderingsförfarande (självutvärdering). Utvärderingsförfarandet ska gärna vara ett regelbundet sätt att utveckla styrelsens arbete.
- Föreningens styrelse ska se till att föreningen har en överenskommelse om den praxis som tillämpas på kommunikation och växelverkan mellan styrelsen och andra organ.
Finlands Svenska Andelsförbund har publicerat en guide om god förvaltning i medlemsbaserade organisationer. Den finns avgiftsfritt till förfogande via denna länk.
Kari Huhtala arbetar i Pellervo Coop Center som kooperationsdirektör och fungerar som Finlands Svenska Andelsförbunds verkställande direktör. Han har en lång erfarenhet av utbildning och konsultering av förtroendevalda i andelslag, ömsesidiga försäkringsbolag och föreningar. Dessutom är han doktorand vid LUT University (handelshögskolan) och har skrivit flera vetenskapliga artiklar om god förvaltning/styrelsearbete i medlemsbaserade organisationer.
