Under pandemin har alla tvingats ta ett digitalt kliv, men tekniken och de olika digitala tjänsterna utvecklas hela tiden och det kan vara svårt att hänga med. Är du osäker på vilken tjänst du borde använda för ett möte eller hur de olika funktionerna fungerar? Eller har deltagarna olika kunskaper i det digitala och skulle behöva instruktioner för att kunna delta? Vad ska man tänka på när man ordnar ett hybridmöte? De här frågorna besvaras i den här artikeln.
Välj rätt verktyg
Börja med att välja passande verktyg för mötet. Många förbund har en licens för ett program, men det finns även många program som kan användas gratis. Ifall ditt förbund inte har en licens till något program, kan du köpa en licens via till exempel TechSoup för ett förmånligt pris. TechSoup är en icke-vinstdrivande organisation som erbjuder programlicenser till ideella organisationer för förmånliga pris, för till exempel Zoom, Microsoft och Adobe. Om du är osäker på vilket program som är mest ändamålsenligt för dig, kan du läsa Yles artikel Digiträning: Möte på distans? Så väljer du rätt verktyg för möten online.
Länk till TechSoup.
Länk till Yles artikel.
Ifall du vill ordna mötet på en plattform som är gratis och inte kräver inloggning är Jitsi Meet ett bra alternativ. Jitsi är uppsättning projekt med öppen källkod, varav en är videokonferensprogrammet Jitsi Meet. Med Jitsi Meet kan du ordna distansmöten med upp till 100 deltagare.
Länk till Jitsi Meet.
Ifall du är osäker på användningen av ett visst verktyg finns det videon och artiklar på nätet som hjälper dig vidare. Här är till exempel några svenskspråkiga YouTube-videon där Joahnni Larjanko från Bildningsalliansen berättar om hur man kommer i gång med digitala möten och hur man använder verktygen Zoom, Microsoft Teams och Google Hangouts. Videorna är gjorda som ett samarbete mellan SFV, Bildningsalliansen och Förbundsarenan.
Länk: Hur kommer man igång med digitala möten.
Länk: Hur man använder Zoom.
Länk: Hur man använder Microsoft Teams.
Länk: Hur man använder Google Hangouts.
Hybridmöten
Hybridmöten är möten där en del av deltagarna är med på distans och en del är fysiskt i en lokal. Det finns en del saker som man måste tänka på då man ordnar hybridmöten. Här är en kort checklista för dig som vill ordna ett hybridmöte.
- Tänk på tekniken. Syns och hörs alla som deltar på plats? Ser alla det som delas i distansmötet? Vem följer med chatten och deltagare som bett om ordet på distans?
- Välj en person som fungerar som IT-stöd och kan hjälpa deltagare med tekniska utmaningar. Skicka instruktioner på förhand om målgruppen är ovan med tekniken.
- Tänk på att aktivera och engagera alla deltagare, också dem som är med på distans. Ha gärna en värd för de som är på plats och en för de som är på distans ifall ni har möjlighet.
- Om du vill att deltagarna ska diskutera sinsemellan, dela då deltagarna in i grupper skilt på distans och fysiskt.
- Var tydlig med informationen om hur man förväntas delta på distans och på plats. Finns det möjlighet att delta i diskussionen på distans? Hur ska man ställa frågor eller be om ordet? Ska man ha kameran och mikrofonen på?
Finlands Svenska Scouter har sammanställt en lista på vad som är bra att tänka på när man leder ett distans- eller hybridmöte och tips på aktiviteter och verktyg som man kan använda på distans- och hybridmöten. Läs också om olika nyttiga digitala verktyg som kan användas på möten och i verksamheten i övrigt.
Länk till tips för att leda onlinemöten.
Länk till tips om aktiviteter och verktyg för distans och hybridmöten.
Länk till digitala verktyg.
Här finns två filmer där Johanni Larjanko från Bildningsalliansen berättar om hur man ordnar lyckade, interaktiva hybridmöten. Den första heter Goda nätmöten del 1 av 2: Hur skapar man balans i ett hybridmöte? och handlar om hur man ska göra för att alla ska bli delaktighet, hur alla hörs och hur man skapar balans mellan distansdeltagare och de som deltar fysiskt. Den andra videon heter Goda nätmöten del 2 av 2: Interaktiva nätmöten och handlar om hur man skapar interaktiva hybridmöten. Videorna är gjorda i samarbete med Svenska folkskolans vänner, Förbundsarenan och Bildningsalliansen.
Länk till Goda nätmöten del 1 av 2.
Länk till Goda nätmöten del 2 av 2.
Instruktioner för deltagare
Är du på det klara med hur du ordnar ett distans- eller hybridmöte, men är inte säker om alla deltagarna klarar av det och skulle behöva instruktioner? Det finns många versioner av färdiga instruktioner på nätet, så du behöver inte lägga tid på att göra instruktioner från början. Ett exempel är en guide av Bildningsalliansen för den som ska delta på ett distansmöte eller –utbildning och undrar vad man borde tänka på. Ifall man är helt ny på Zoom eller Teams finns det också anvisningar för det.
Länk till guiden.
Lättläst.fi har bra guider med bilder på hur man använder Zoom på mobil eller pekplatta och på datorn samt hur man använder Teams på datorn. De kan till exempel skickas som länk eller bilaga med en e-postinbjudan till mötet.
Länk till guide för Zoom på mobil/pekplatta.
Länk till guide för Zoom på dator.
Länk till guide för Teams på dator.
Ifall personer som inte är bekanta med verktyget du använder sedan tidigare deltar på mötet kan det vara bra att ha en teknikgenomgång innan mötet börjar eller vid ett skilt tillfälle, detta kallas också för förmöte. Man kan logga in på förmötet för att testa att den egna tekniken fungerar och för att utforska de olika funktionerna som används på mötet.
Det lönar sig också skriva tydligt i inbjudan till mötet om deltagarna förväntas ha kameran på och delta i diskussionen.
Svenska pensionärsförbundet har flera tydliga guider och videon om hur man använder olika digitala tjänster och om ämnen som berör det digitala och it. Här är några bra guider för hur man använder olika apparater och funktioner i Zoom, så som Breakout Rooms, alltså att dela in deltagarna i mindre grupper och poll eller förfrågning.