Text: Mari Pennanen
Att skriva en verksamhetsberättelse, årsberättelse eller på annat sätt sammanfatta ett helt verksamhetsår är inte särskilt lätt. Dels ska man försöka hålla sig så kortfattad som möjligt och dels vill man gärna få med allt för att visa upp hela bredden av verksamheten. Samtidigt bör man hålla mottagaren i minnet – vem är det som ska ta del av den sammanfattning av året man jobbar med? Är det medlemmarna, finansiärerna, samarbetsparter eller allmänheten? Ytterligare en utmaning är att det är så lätt att använda sig av copy-paste-metoden och använda förra årets som botten och bara ändra vissa detaljer.
För ett förbund är det mycket viktigt att lyfta fram allt det bra som gjorts. Det finns nämligen många som inte känner till vad som gjorts, och varför. Det är få som har en överblick över organisationen som helhet. De flesta är insatta i sin bit av verksamheten men kanske inte känner till alla andra delar av verksamheten, hur det sist och slutligen gick, vilka följderna var, hur betydelsefulla enskilda bitar är i en större helhet – den stora helhet som egentligen är syftet med förbundet. En sammanfattning och översikt är ett utmärkt redskap för detta. Den kan användas som helhet, men också bitvis i olika sammanhang. Det tål nämligen att upprepas. Lyft fram, gång på gång, vad ni gjort och varför. Hjälp andra, både inom din organisation och utanför, att se er verksamhet i ett större perspektiv.
När Facebook ändrat sina algoritmer och det verkar bli svårare för organisationers sidor att få synlighet finns det samtidigt en möjlighet att på nya sätt lyfta fram verksamheten. Personers uppdateringar får mera synlighet, och postningar med kommentarer får mer synlighet. Ett sätt kunde vara att få igång en dialog om verksamheten via sociala medier. Ett annat sätt, som här på Studieförbundets kansli framstår som effektivt och trevligt, är via förbundens medlemstidningar och tidskrifter. Många kommer nämligen hit, och den bild som via ledare och andra texter målas upp av vad ett förbund gjort, är trevlig att ta till sig. Speciellt då jag får ta del av många förbunds sammanfattningar – summan av alla våra medlemsförbunds verksamhet är alldeles otrolig.
Mari Pennanen är verksamhetsledare på Svenska studieförbundet.