Text: Jeanette Harf
Sommaren 2017 stod det klart att Finlands Svenska Idrott skulle flytta till nyrenoverade utrymmen tillsammans med över 50 andra idrottsorganisationer. En flytt som var väldigt efterlängtad men som också skapade oro hos en del av personalen.
När beslutet var taget skulle allt ske med en stram tidtabell, något som inte minskade på oron. Kvadratmetrar skulle räknas, bottenritningar göras upp, planeringsmöten hållas och parkeringsplatser räknas, samtidigt som vi skulle skapa gemensamma spelregler, en ny arbetskultur och kartlägga gemensamma tjänstebehov tillsammans med de finska förbunden.
I januari 2018 gick äntligen flyttlasset och det var trångt i hissarna under de tre dagar när samtliga förbund skulle flytta in på de två våningar som ännu var ordentligt på hälft. Nätkablar var inte färdigt dragna, takskivor ännu inte utbytta, belysning saknades och väggar var omålade. Därtill hade skett ett misstag i vår möbeltransport, så vi fick plocka in en del provisoriska möbler fram till att de nya möblerna skulle anlända två veckor senare. Hade man anlag för att lätt bli nervös skulle så säkert ha skett, senast i det här läget.
Jag har länge försökt påminna mig själv om att inte bli nervös, jaga upp mig eller ta onödig stress av saker jag inte kan påverka i min vardag. I ett så stort projekt som den här flytten måste man leva med att saker och ting inte går som när du själv flyttar och leder en process. Jag ser istället varje motgång som en utmaning som skall lösas på bästa möjliga sätt. I min profession hör det också till att försöka skapa så öppna kommunikationskanaler som möjligt, så att alla i personalen har koll på vad som är på gång just idag, under de kommande dagarna och nästa vecka. Lägger du ännu till ett gott humör och en förmåga att tala så kan du bidra till att skapa ett lugn på arbetsplatsen trots ett mindre kaos.
Genom att i en flyttprocess, eller vilken annan förändringsprocess som helst, göra den så transparent som möjligt skapar du bästa möjliga förutsättningar att lyckas. Det är också en stor skillnad på att lyssna in allas åsikter och att ha alla med i beslutsfattandet. Det är viktigt att alla får säga sin åsikt och blir hörda i frågor som berör deras arbetsvardag, men det är inte nödvändigt att inkludera alla i själva beslutsfattandet. Som ledare och förman skall man ta personalens oro på allvar och tillsammans försöka komma fram till bra lösningar, men det är också viktigt som ledare att se potentialen i förändringen och vilka förbättringar den kan leda till samt att stöda personalen i deras utveckling.
Det är lätt att fastna i gamla arbetsrutiner och fortsätta genomföra arbetsuppgifter så som man alltid har utfört dem. Därför är det viktigt att så ofta som möjligt ställa sig frågan om det här är ett ändamålsenligt sätt att utföra uppgiften på. Eller kan jag göra den på något annat, bättre sätt? Just vid en så stor förändring som en flytt är det ett ypperligt tillfälle att verkligen stanna upp och se över sina rutiner och arbetsmetoder. Påstår man att man inte hinner, då är det ännu viktigare att fundera över vad man kunde göra annorlunda.
Jeanette Harf jobbar sedan ett drygt år som kommunikations-, marknadsförings- och evenemangsansvarig på Finlands Svenska Idrott. Efter sju år inom utbildningsbranschen tycker hon det är roligt att vara tillbaka inom idrotten där hon som ung spenderat väldigt mycket aktiv tid i olika idrottsföreningar. Genom sitt arbete vill hon motivera alla att röra på sig och hjälpa FSI:s medlemsförbund och föreningar att nå ut med sitt budskap till så många som möjligt.
Läs också
På bordet: Gemenskap via föreningslivet
På bordet: Att jobba med det man brinner för utan att brinna upp