Text och foto: Julia Hemgård
Kursadministration kräver en hel del organisering och koordinering och för att resultatet ska vara lyckat bör även planeringen vara det. Hanna Grönholm, utbildningsplanerare vid Västra Nylands folkhögskola, delar med sig av sina erfarenheter inom kursadministration under Studieförbundets nätverksträff för kurs- och utbildningsplanerare. Hanna poängterar bland annat vikten av ett utförligt förarbete och att alltid ha ett tydligt syfte med kursen.
- Är målsättningarna och avsikten med kursen klara och tydliga för samtliga parter, de som ordnar kusen, de som deltar i kusen och de som undervisar under kursen, är sannolikheten också större att resultatet är lyckat, förklarar Hanna, och betonar vikten av en bra och utförlig kursbeskrivning.
Västra Nylands folkhögskola är en finlandssvensk folkhögskola som ordnar både längre och kortare utbildningsprogram för personer i alla åldrar. Hanna har lång erfarenhet av att ordna kurser inom fria bildningen och har arbetat på Västra Nylands folkhögskola i nästan 20 år.
Finlands Svenska Scouters programkoordinator Gunilla Edelmann ger under träffen konkreta tips på hur man kan underlätta kursplanering med hjälp av checklistor och tydliga arbetsstrukturer.
- En tydlig checklista över hela kursplaneringsprocessen rekommenderas. Även om man själv är van vid arbetsstrukturerna blir systemet väldigt sårbart om informationen inte finns nedskriven. Dessutom skadar det aldrig att dubbelkolla, försäkrar Gunilla.
Finlands Svenska Scouter ordnar 40–50 kurser och utbildningar per år. Många är regelbundet återkommande och innehållet är långt färdigt planerat, så för de frivilliga som sedan leder kurser och utbildar handlar det främst om att sköta det praktiska och att följa kursplanen då de utbildar.
Samarbete är viktigt
Då det gäller marknadsföring och kommunikation menar både Gunilla och Hanna att mycket av kursverksamhetens marknadsföring kan och ska ske via sociala medier, även om det naturligtvis beror på målgruppen. Samtidigt uppmanar de till att involvera samarbetspartners och fram för allt kursledare i marknadsföringsprocessen.
- Aktivera kursledaren eller läraren. Be dem sprida information i sina nätverk. En aktiv kursledare signalerar engagemang, vilket alltid uppskattas, säger Hanna.
Gunilla betonar i sin tur vikten av samarbetspartners och att dela information kring evenemang både inom organisationen och utanför. Desto bättre förbunden blir på att samarbeta och dela erfarenheter, desto mer utrymme och tid finns det för att vara kreativ och skapa nya utbildnings- och kursprogram, menar Gunilla:
- Ibland kan planeringsarbetet kännas väldigt administrativt och för att inte drunkna i byråkratin är det extra viktigt att ta sig tiden att utbyta idéer med personer med liknande arbetsuppgifter och dela med sig råd och tips inom branschen.
Konkreta tips för fungerande kursadministration:
- Arbetsstruktur. Bygg upp en tydlig struktur på hur man skapar, upprätthåller och avslutar en kurs, till exempel med hjälp av en checklista.
- Policyn. Sträva efter att följa tydligt fastställda villkor gällande anmälnings- och annulleringspolicyn. Det underlättar arbetet för samtliga inblandade.
- Kursledare. Engagera lärare och kursledare i marknadsföringsprocessen. Be dem sprida information om kurserna i sina nätverk.
- Samarbete. Då kreativiteten tvinar, eller det finns behov av stöd och rådgivning, ta kontakt med andra organisationer för att utbyta tanker och idéer.